Att skapa en e-postsignatur

Det är både praktiskt och enkelt att skapa en e-postsignatur. Det går att skriva i princip vad som helst. Man kan sedan att välja att lägga signaturen automatiskt i alla brev, eller bara i brev som besvaras.

Om du använder Microsoft Word eller Microsoft Outlook, ska du i något av dessa program klicka på texten ”Verktyg” och sedan i rullgardinsmenyn välja fliken ”Alternativ”. Nästa steg är att välja ”E-postalternativ”. Där går det att skriva i princip vad som helst. Det vanliga är, emellertid, att skriva sitt namn, adress, webbplats, telefonnumren och liknande uppgifter. Det går sedan att välja att lägga signaturen automatiskt i alla brev, eller bara i brev som besvaras. Naturligtvis går det att välja att signaturen finns endast i nya brev. Tänk på att uppgifter presenteras annorlunda på andra språk, i synnerhet telefonnummer som bör ha landskod som prefix. Då kan du skapa ytterligare signaturer på ett korrekt sätt som är anpassad för ändamålet. Det kan också vara så att du vill presentera din signatur på olika sätt, beroende på om du skickar brev privat eller i tjänsten. Uppgifterna kan variera… olika adresser, telefonnummer och dylikt. Du döper de olika signaturerna och väljer sedan enkelt att klistra i dina brev den som passar. Du klickar då på texten ” Infoga”, sedan ”Autotext” och ”E-postsignatur”. Alla dina signaturer listas fram och du klickar på den som du vill ska finnas i det aktuella brevet. Det går att göra det mycket snabbt, även om det kanske låter krångligt i beskrivningen.
En sak till som är praktiskt är att lägga i signaturen hälsningsfraser som också kan variera. Om du skriver många brev, kommer du att märka att automatiska signaturer spar mycket tid.